Privacy
Algemeen beleid
Door een domeinnaam te registreren en bijgevolg de algemene voorwaarden voor domeinnaamregistratie binnen het .be-domein te aanvaarden, geeft de domeinnaamhouder aan DNS BE de toestemming om persoonlijke en andere gegevens te verwerken die nodig zijn voor het beheer van de .be domeinnaamzone en de hieraan verbonden diensten. DNS BE springt uiterst omzichtig om met deze persoonlijke gegevens en verwerkt deze uitsluitend in functie van de diensten inzake domeinnaamregistratie en –beheer.
Hoe komen uw gegevens in bezit van DNS BE?
De gegevens komen in het bezit van DNS BE doordat de registratieagent bepaalde zaken mee moet delen bij de registratie van een .be domeinnaam: bijvoorbeeld de naam, het adres en het e-mailadres van de houder van de domeinnaam in kwestie. U heeft deze gegevens meegedeeld aan de registratieagent wanneer u deze contacteerde met oog op de registratie van de door u gewenste domeinnaam en deze heeft die vervolgens moeten invullen of doorgeven bij de effectieve registratie (hetgeen gebeurt via een technische transactie).
Wie heeft toegang tot uw gegevens en hoe worden deze verwerkt?
Enkel gekwalificeerd personeel van DNS BE en diens registratieagenten hebben toegang tot deze gegevens. Derden krijgen in principe geen directe toegang tot de bij DNS BE bewaarde gegevens. DNS BE behoudt zich evenwel het recht voor om bepaalde overheidsinstellingen toegang (direct of indirect) tot de gegevens te bieden wanneer hiervoor de nodige legitimiteit bestaat. Zo kan DNS BE bijvoorbeeld politiediensten toegang bieden tot de gegevens voor zover zij optreden binnen hun wettelijke opdracht van opsporing en vervolging van misdrijven.
De verwerking gebeurt uitsluitend in functie van de door DNS BE aangeboden diensten inzake registratie en beheer van domeinnamen. Zo kunnen uw gegevens bijvoorbeeld nagezien en verwerkt worden door personeel van DNS BE wanneer u uw domeinnaam wenst te transfereren naar een andere registratieagent of wanneer u deze wenst over te dragen aan een andere houder. Ook kunnen uw gegevens gecontroleerd worden en kan u gecontacteerd worden door DNS BE in geval derden klacht indienen met betrekking tot de door u geregistreerde domeinnaam (bijvoorbeeld indien de gegevens duidelijk onvolledig of incorrect zijn).
Geeft DNS BE uw gegevens door aan derden?
DNS BE is geen commerciële entiteit en zal uw gegevens niet commercieel exploiteren en doorgeven aan derden, al dan niet handelspartners van DNS BE, zelfs niet als deze hier expliciet om zouden verzoeken.
DNS BE geeft de gegevens enkel door aan derden in de volgende gevallen:- op gefundeerd verzoek van een overheidsinstantie (lokaal of federaal, gerechtelijk of administratief);
- op vraag van de geschillenbeslechtingsinstelling in het kader van een alternatieve geschilprocedure (ADR);
- via de zogenaamde “WHOIS”-zoekfunctie op de DNS BE website;
- op expliciet verzoek van een belanghebbende en na voorafgaande evaluatie door de juridische dienst van DNS BE (zie hierna).
Sedert 1 maart 2008 heeft DNS BE de privacy van de particuliere domeinnaamhouder bijkomend versterkt en zal bij een opzoeking via de WHOIS-zoekfunctie enkel nog het e-mailadres en de gekozen taal voor het regelen van geschillen van de domeinnaamhouder worden getoond.
Voor domeinnamen van bedrijven en organisaties kan via de WHOIS-zoekfunctie nog steeds de naam van de organisatie en de contactpersoon, het adres, het telefoon – en faxnummer, het e-mailadres en de gekozen taal voor het regelen van geschillen opgevraagd worden.
Opvraging van specifieke persoonsgegevens
Omdat een versterking van de privacy geen aanleiding mag geven tot misbruiken, heeft DNS BE een procedure voorzien waarbij de persoonsgegevens van een particuliere houder opgevraagd kunnen worden (bijvoorbeeld in het kader van de opstart van een rechtsgeding).
Derden die toegang wensen te krijgen tot de persoonsgegevens van een particuliere domeinnaamhouder, dienen onderstaand aanvraagformulier in te vullen en over te maken aan de juridische dienst van DNS BE (per post, fax of e-mail).
Op dit aanvraagformulier moet de verzoeker:- de legitieme redenen voor zijn verzoek vermelden en onderbouwen;
- een verklaring van afstand aanvaarden, waarin hij zich ertoe verbindt de gevraagde persoonlijke gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken dan diegene opgenomen in dit aanvraagformulier (en/of deze opgegeven in de bijgevoegde documenten);
- zijn volledige naam en adres bekend te maken (inclusief e-mailadres, telefoon- en faxnummer, en indien het om een rechtspersoon gaat, het ondernemingsnummer).
Hoe kan ik incorrecte gegevens (laten) corrigeren?
Wanneer u verhuist, van internetprovider (en dus van e-mailadres) verandert, uw organisatie of bedrijf haar naam wijzigt enz. dan denkt u meestal niet onmiddellijk aan de consequenties voor uw domeinnaam. In de praktijk betekent het echter dat de gegevens die u opgaf bij de registratie van uw domeinnaam niet langer correct zijn. Dit heeft als gevolg dat u vanuit juridisch-technisch oogpunt niet langer in regel bent met de algemene voorwaarden van DNS BE en (theoretisch) het risico loopt uw domeinnaam te verliezen. Daarnaast heeft het ook tal van praktische nadelen, zo zal u niet langer een transfer on-line kunnen bevestigen indien uw e-mailadres niet langer het correcte is (DNS BE stuurt het mailbericht met de bevestigingslink naar het adres dat op dat ogenblik in de database zit).
Dit soort van problemen voorkomt u dus beter door uw gegevens up-to-date te houden. Het is hierbij belangrijk te weten dat u eventuele wijzigingen niet rechtstreeks via DNS BE kan laten uitvoeren. Wijzigingen van uw persoonsgegevens moet u melden aan de registratieagent die uw domeinnaam op dat ogenblik beheert. Deze zal de gegevens voor u aanpassen en er voor zorgen dat deze wijzigingen ook opgenomen worden in de database van DNS BE. Dit is ook de meest logische aanpak want als u enkel DNS BE op de hoogte zou brengen dan moet u later toch ook nog uw registratieagent informeren anders loopt u het risico dat deze u niet kan contacteren (bijvoorbeeld met oog op versturen jaarlijkse vernieuwingsfactuur) en u misschien uw domeinnaam verliest.
Komen mijn persoonlijke gegevens nog op andere wijze bij DNS BE terecht?
Los van het registreren van domeinnamen kan u nog via andere wijze met DNS BE in contact treden. Hierna sommen we de voornaamste situaties even op.
- U stuurt een mail naar één van de diensten van DNS BE met een vraag om informatie, de melding van een probleem, de formulering van een klacht en dergelijke meer.
Uw mailbericht wordt door DNS BE bewaard en kan tot op zekere hoogte persoonlijke gegevens bevatten (naam, e-mailadres). DNS BE bewaart de mailberichten enkel en alleen met oog op de vlotte afhandeling van hetgeen werd gemeld en verwerkt deze gegevens verder op geen enkele wijze. - U vult het “WHOIS” klachtenformulier in en deelt hierbij een aantal persoonsgegevens mee (naam, adres, e-mailadres, telefoon, …).
DNS BE verzamelt deze gegevens enkel en alleen om met u in conctact te kunnen treden bij de afhandeling van de gemelde feiten/klachten. De verplichte opgave van een aantal persoonsgegevens is tevens ingegeven vanuit de bezorgdheid om ongefundeerde, anonieme klachten voor zoveel als mogelijk te weren. Deze gegevens worden eveneens bewaard door DNS BE maar ook in dit geval worden de gegevens verder op geen enkele wijze verwerkt. DNS BE geeft uw gegevens ook niet door aan bijvoorbeeld diegene tegen wie de klacht werd geformuleerd.
- U vraagt de mededeling van de persooonsgegevens van een particuliere domeinnaamhouder aan en deelt door de invulling van het standaardformulier tevens een aantal persoonsgegevens mee (zie eerder).
DNS BE verzamelt deze gegevens enkel en alleen om met u in conctact te kunnen treden bij de afhandeling van uw aanvraag. De verplichte opgave van een aantal persoonsgegevens is tevens ingegeven vanuit de bezorgdheid om ongefundeerde en/of anonieme verzoeken voor zoveel als mogelijk te weren. Deze gegevens worden eveneens bewaard door DNS BE maar ook in dit geval worden de gegevens verder op geen enkele wijze verwerkt. DNS BE geeft uw gegevens ook niet door aan bijvoorbeeld diegene wiens gegevens u zelf opvraagt.
